办公小技巧:杜绝意外 让字体永不丢失

当精心编辑的文档，在其它电脑上打开时，最常见的问题就是页数增加了，表格被撑破了，有些严重的甚至会出现乱码……为什么会这样呢？究其根源都是因为缺少相应的字体。本文介绍各类文档中（包括Word文档、PPT文稿、PDF等），如何将特殊字体嵌入到其中，或者巧妙避开特殊字体，从而彻底杜绝字体丢失的意外。

在Office与PDF文档中嵌入字体

为避免缺少字体，将字体嵌入文档是目前最常用的方法之一。无论是Word文档还是PPT演示文稿，都可以在保存文档时将字体嵌入其中，这样文档所用的字体就和文档合为一体，在其它电脑上播放也就没有了意外。

在Word 2013（或者2016）中打开文档，单击“文件→选项”弹出对话框，切换到“保存”选项，勾选“将字体嵌入文件”选项（图1），选择“仅嵌入文档中使用的字符”，则文档到了其他电脑上能正常显示，但是如果进行编辑修改，新增了其他文字，则该这些新增的文字就无法使用特殊字体来显示；勾选“不嵌入常用系统字体”，可以将系统自带的那些字体不嵌入到文档中，可以有效地减小文档的字体。

在Powerpoint2013（或2016）中打开演示文稿，和Word操作一样，同样打开“选项”对话框（图2），勾选“将字体嵌入文件”，如果勾选“仅嵌入演示文稿中使用的字符（适于减小文件大小），则可以确保演示文稿中已有文字不变形，但是不能添加其他文字；选择“嵌入所有字符（适于其他人编辑）”，则可以对文稿进行任意修改，无论增删文字，都可以应用特殊字体。

对于创建的PDF文档，同样可以将特殊字体嵌入到文档中，比如，用迅捷PDF编辑器制作PDF文档，在使用特殊字体后，可以选中该部分的文字，然后在右侧的“文字属性”面板中，可以选择“使用嵌入字体”（图3），选择“是”则将该字体嵌入到了当前文档中。如果使用Adobe Acrobat、福昕PDF编辑器等工具，在里面同样有嵌入字体选项，操作上大同小异而已。

在嵌入字体时，如果完全嵌入字体，则文档大概会多增加字体文件的体积。另外最好是在文档基本上编辑结束了，没有多大改动后再进行嵌入字体操作。这样可以避免保存文件时，电脑会时不时的卡住，有些甚至会有“假死”的感觉，从而提高工作效率。

特殊字体替换为安全字体

所谓安全字体就是系统中自带的字体，如微软雅黑、宋体、仿宋、黑体、华文彩云、华文细黑、华文新魏、华文行楷、华文中宋、楷体、隶书、幼圆等,这些都是十分经典而且使用最为广泛的字体。普通Word、PDF、网页文档中，一般不需要太繁杂的字体，微软雅黑或黑体用作标题，宋体或楷体用于正文差不多就够了。假如普通文档中所用字体过于花哨，可以尝试将特殊字体替换到为安全的常用字体。

打开Word文档，切换到“开始→替换”弹出窗口，单击下方的“更多”按钮显示完整对话框，单击“查找内容”后的输入框，然后单击最下方的“格式”选择“字体”（图4），选择所用的特殊字体，再单击“替换为”后的输入框，同样单击下方的“字体”，选择所要替换的安全字体，最后单击“全部替换”按钮，即可看到所选的特殊字体都被替换为安全字体。

PPT中同样可以将特殊字体替换为安全字体，首先PPT自带了字体替换功能，其次也可以使用“PPT美化大师”插件进行功能更强大的字体替换，具体参阅2017年第24期《以一当十 PPT中图文的批量处理》一文。

特殊字体转图

如果在文档中的特殊字体使用范围很小，只是偶尔用了几处，我们可以尝试将特殊字体转换成图片插入到文档中，这样既保证字体正常显示，又不会增加文档的体积。

在Word文档中，输入文字后设置好特殊字体等相关样式，然后选中文字，按Ctrl+C键复制文字，切换到“开始”选项卡，单击“粘贴”按钮选择“选择性粘贴”弹出对话框（图5），选择“图片（增强型图元文件）”将文字粘贴为图片，并且此图片是矢量图，缩放都不会影响文本质量。

用图片代替文字后，可以右击该图片选择“环绕文字”下的“浮于文字上方”（图6），这样就可以任意拖动文字，改变其位置。也可以进行旋转、缩放、翻转之类的操作，确保文字图片能更加融合到文档中。

在PPT演示文稿中，同样可以使用这种方法将应用特殊字体的文字转换成图片，如果特殊字体应用较多的话，可以使用LvyhTools插件将指定字体批量转换成图片，具体参阅2017年第24期《以一当十 PPT中图文的批量处理》一文。在PDF文档中，我们也可以先将应用特殊字体的文字保存成PNG图片，再插入到PDF文档中，PNG图片的背景是透明的，可以完全融合到pdf中。文字PNG图片可以在Word或PPT中制作，先将文字复制再粘贴为图片，最后右击该图片选择“另存为图片”弹出对话框（图7），选择“保存类型”为“可移植网络图形”，这样保存到图片就是PNG格式。

补齐特殊字体

避免缺少字体还有一种方法，就是根据文件安装补齐相应的特殊字体，这里给大家推荐一款名为“链图云”的工具（
http://www.qiuziti.com/font_assistant.html），它能自动补齐PPT、PDF等文件缺失的字体，还能将文件和字体打包在一起。

打开链图云选择“字体助手”，单击“字体补齐”按钮，这里可以自动为PPT、PDF、PSD、CDR、AI五种常见的文档补齐字体，单击“打开文件”按钮选择相应的文档，并自动对文档进行检测，然后会列出文件中所有的字体，以及当前电脑缺少的字体（图8）。单击“一键补全”按钮会自动下载并安装缺少的字体。单击“字体打包”按钮，选择“同时打包原文件”，可以将文档和所用的一起打包在一起，这样分享给他人后就不会缺少字体，确保万无一失。

网络上有很多字库可以下载，如，方正字库、文鼎字库等都是常用的字库，特别是一些微信公众号中有打包字体库的下载链接，我们只要不用于商业用途，就可以到下载使用。下载的字库，如果右击选择“安装”会自动复制到系统目录的Font文件夹（X:\Windows\Fonts，X表示系统盘符）。字体安装过多会明显拖慢系统速度，所以推荐大家安装字体的快捷方式，先进入字体文件夹（Font），单击“字体设置”按钮打开设置界面（图9），勾选下方的“允许使用快捷方式安装字体（高级）”。以后安装字体时，右击下载在非系统盘中的字体文件，选择“作为快捷方式安装”，这样字体就不会被复制到Font文件夹中。